Tidak ada formula tentang faktor-faktor organisasi yang harus dipegang dan diyakini. Kita dapat memerinci faktor-faktor untuk mempertimbangkan rencana-rencana sistem. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut (Husein dan Wibowo, 2002):

 

  1. Lingkungan dimana organisasi harus melakukan fungsi.
  1. Struktur organisasi hirarkhi, spesialisasi, standar prosedur operasi.
  1. Budaya dan politik organisasi.
  1. Tipe organisasi.
  1. Kemampuan mendukung dan memahami top manajemen.
  1. Level organisasi dimana sistem diadakan.
  1. Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi sistem.
  1. Jenis tugas dan keputusan dalam mana sistem informasi didesain.
  1. Sentimen dan sikap karyawan dalam organisasi yang akan menggunakan sistem informasi.
  1. Riwayat organisasi: investasi dalam bidang teknologi informasi yang telah dilakukan, skill yang dimiliki, program-program penting, dan sumberdaya manusia.
 

Untuk mewujudkan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan bermanfaat, hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

 

 

No HAL URAIAN
1 Besarnya biaya Berapa beban biaya keseluruhan dari pendirian sampai pemakaian?
2 Pemeliharaan Bagaimana cara melakukan pemeliharaan?
3 Manfaat Berapa besar manfaatnya?
4 Tingkatan yang bisa memakai Apakah semua tingkatan manajemen bias menggunakannya?
5 Penambahan Apakah penambahan bisa dilakukan?
6 Kemajuan Teknologi Apakah yang akan dipunyai bisa sesuai dengan perkembangan teknologi?

 

 

Untuk dapat memilih dan mempertimbangkan hal-hal diatas perlu beberapa dasar pokok yang bisa dipakai sebagai patokan, antara lain yaitu pengembangan sistem. Pengembangan sistem ini terdiri dari 5 tahapan (Sabarguna, 2003):

 

  1. Analisis sistem
  1. Rancangan sistem
  1. Implementasi sistem
  1. Pemeliharaan sistem
  1. Peningkatan sistem
 

 

 

      Analisis sistem

 

Analisis sistem adalah proses koleksi, pengaturan dan evaluasi fakta tentang informasi yang dibutuhkan dan lingkungan tempat sistem akan dijalankan.

 

 

Dalam rangka pengumpulan fakta tentang informasi dan lingkungan sistem, diantaranya meliputi hal-hal:

 

 

  1. Latar belakang informasi, meliputi asal informasi, pemakai dan beban penggunaan.
  1. Prosedur, yaitu cara atau tugas yang selama ini berjalan dan dikerjakan.
  1. Aliran informasi, meliputi aliran data informasi dari satu bagian ke bagian lain.
  1. Penentuan masalah, yaitu melalui langkah mulai dari penelaahan latar belakang informasi, prosedur dan aliran informasi, maka akan dapat diketahui masalah yang ada.
 

 

Selanjutnya dengan pengelompokan informasi dan data sesuai bidangnya, maka evaluasi pada analisis sistem harus dapat memberi gambaran tentang:

 

 

 

HAL URAIAN
1 Beban kerja Meliputi beban kerja bagian yang dianalisa
2 Pemanfaatan laporan Siapa saja yang memanfaat laporan dan kapan dilakukan?
3 Pengumpulan data masukan Bagaimana pengumpulan data yang diperlukan dalam rangka masukan bagi sistem
4 Analisa kode Penentuan kode-kode tertentu agar jelas dan tidak tertukar
5 File induk Berapa besar file induk diperlukan dan jenisnya
6 Prosedur dan aliran informasi Bagaimana prosedur dan aliran informasi yang akan dijalankan
7 Penelaahan berapa biaya Berapa biaya diperlukan agar sistem berjalan

 

 

 

    Rancangan Sistem

 

Rancangan sistem ini meliputi kegiatan yang bertujuan untuk menggambarkan wujud sistem yang akan dibuat, seperti halnya apabila kita akan membangun rumah, maka rancangan sistem ini dapat kita analogikan dengan bentuk gambar rumah yang akan kita bangun.

 

Gambaran dari rancangan sistem ini, pokok-pokoknya meliputi:

 

 

No HAL URAIAN
1 Tujuan Tujuan yang jelas dari sistem
2 Spesifikasi keluaran Keluaran jenis dan jumlah seperti apa?
3 Spesifikasi masukan Masukan yang bagaimana yng diperlukan
4 Spesifikasi file induk File induk yang akan dibuat, seperti apa dan berapa besarnya?
5 Prosedur dan aliran data Cara dan aliran data terjadi
6 Analisis biaya manfaat Menggambarkan berapa biaya yang dikeluarka dan manfaat yang diperoleh
7 Persetujuan Persetujuan dari pemakai pada system yang akan dibuat

 

Untuk memperoleh rancangan yang baik, keterlibatan pada pemakai diperlukan. Hal ini disebabkan karena tujuan utama adalah pemanfaatannya, disamping adanya proses kreatif dari ahli teknis (Sabarguna, 2003). Dengan kata lain, keterlibatan pemakai dari tahap analisis sampai rancangan sistem diperlukan untuk menjaga agar system yang dirancang benar-benar sesuai denga kebutuhan.

 

  Implementasi Sistem

 

Pada implementasi sistem, tahapan yang perlu diikuti antara lain:

 

  1. pembuatan program
  1. pelatihan
  1. konversi file
  1. uji coba sistem
  1. dokumentasi

 

Secara umum, yang perlu diperhatikan adalah perangkat keras, perangkat lunak dan pemakai agar bisa berjalan sesuai dengan tujuan dan diperoleh manfaat.

 

 

Pemeliharaan Sistem

 

Sistem yang telah terbentuk dan berjalan, harus dipelihara agar:

 

  1. bisa terus berjalan secara mulus
  1. bila ada kerusakan kecil dapat segera diketahui dan tidak menjadi besar
  1. menjamin agar sistem yang ada bisa dikendalikan dari kemungkinan kerusakan yang fatal.

 

Manfaat pemeliharaan yang terarah sudah bisa dilihat, tetapi pelaksanaanya sering tidak semudah itu karena kemalasan atau karena alasan penghematan biaya. Padahal pemeliharaan merupakan dasar penghematan biaya pada sektor perbaikan.

 

 

Penerapan pengembangan sistem informasi

 

Bentuk dari Sistem Informasi adalah manual atau komputerisasi. Untuk bentuk komputerisasi ini diperlukan pengembangan sistem, dengan urutan sebagai berikut:

 

  1. analisis sistem, yaitu proses pengumpulan, pengorganisasian dan pengevaluasian informasi yang membutuhkan untuk berjalannya sistem informasi.
  1. pemilihan rancangan sistem, yaitu memilih rancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan bisa dijalankan.
  1. implementasi, yaitu menerapkan sistem informasi yang dibuat sesuai dengan rancangan dan mencapai tujuan yang diharapkan
  1. pemeliharaan, yaitu sistem dipelihara agar tidak rusak dan penyesuaiannya diperlihatkan sesuai dengan perkembangan.

 

 

 

Sumber :

 

Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002. Sistem Informasi Manajemen (Edisi Revisi). Jogjakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN

 

Sabarguna, Boy S. 2003. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Jogjakarta: KONSORSIUM Rumah Sakit Islam Jateng-DIY
Iklan